Korzyści z zastosowania pieczęci elektronicznych w dokumentach urzędowych

Według raportu „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” blisko 92 proc. firm wie, że dokumenty podpisane elektronicznie mają taką samą moc prawną, jak te podpisane odręcznie. Jednak czy ci sami przedsiębiorcy mają również świadomość, że w swojej działalności mogą korzystać także z pieczęci elektronicznej? Poznaj najważniejsze zalety e-pieczęci.

Pieczęć elektroniczna a efektywność administracyjna

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to usługa zaufania umożliwiająca pieczętowanie dokumentów firmowych i urzędowych w formie elektronicznej z zachowaniem ich pełnej mocy prawnej oraz wartości dowodowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

E-pieczęć to nic innego, jak odpowiednik firmowej pieczątki z danymi organizacji, którą stempluje się wymagające tego dokumenty w formie elektronicznej – faktury, oferty, umowy, raporty, certyfikaty itp. Wydana jest dla instytucji, a nie – jak e-podpis – dla osoby fizycznej. Rozwiązanie to umożliwia pracownikom firmy, organizacji, uczelni lub urzędu elektroniczne ‘stemplowanie’ oficjalną pieczęcią setek dokumentów cyfrowych w krótkim czasie.

W praktyce oznacza to, że do uzyskania niektórych zaświadczeń czy przyjęcia wniosków nie będzie potrzebny kontakt z urzędnikiem, ponieważ niezbędne w danej sprawie e-dokumenty będą generowane automatycznie.

Inne zalety e-pieczęci to m.in. możliwość identyfikacji danego podmiotu administracji publicznej, zapewnienie dokumentom integralności oraz niepodważalności, a także możliwość uwierzytelnienia nadawcy dokumentu.

Sprawdź więcej informacji na temat pieczęci elektronicznej: https://www.kir.pl/nasza-oferta/sektor-publiczny/identyfikacja-i-e-podpis/pieczec-elektroniczna

Korzyści zastosowania e-pieczęci

Pieczęć elektroniczna wykorzystywana przez osobę prawną – firmę lub instytucję – pozwala na jednoznaczną identyfikację podmiotu, zatwierdzającego dany dokument. Można ją zastosować m.in. w korespondencji biznesowej, dokumentacji pracowniczej, podpisywaniu umów, sporządzaniu raportów czy wystawianiu faktur. Kwalifikowana pieczęć potwierdza integralność danych i autentyczność ich pochodzenia, ma wiążące skutki prawne i może być dowodem w postępowaniu sądowym.

Artykuł sponsorowany