Akta osobowe pracownika – co warto o nich wiedzieć?

[REKLAMA]

Prowadzenie akt osobowych pracowników jest jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy w przypadku zatrudniania osób na podstawie stosunku pracy. Akta osobowe to dokumentacja, która dokumentuje przebieg zatrudnienia pracownika – od momentu podjęcia pracy, poprzez jej trwanie, aż do zakończenia stosunku pracy. Jakie są zasady ich prowadzenia? Co powinno znajdować się w poszczególnych częściach tej dokumentacji? Odpowiadamy na te pytania, omawiając także różnice między wersją papierową a elektroniczną akt osobowych.

Czym są akta osobowe pracownika?

Akta osobowe to zbiór dokumentów odzwierciedlających przebieg zatrudnienia pracownika. Ich prowadzenie jest regulowane przepisami prawa pracy, co oznacza, że muszą być prowadzone w sposób systematyczny i zgodny z wymogami ustawowymi. Każdy pracodawca zatrudniający pracownika ma obowiązek zarówno ich prowadzenia, jak i przechowywania przez odpowiedni okres czasu.

Akta osobowe to bardzo ważny element pracy w dziale kadr i prac dlatego warto być z nimi na bieżąco. Pomocne w tym są m.in. szkolenia z teczki osobowej pracownika.

Struktura akt osobowych

Zgodnie z aktualnymi przepisami akta osobowe powinny być podzielone na pięć głównych części oznaczonych literami alfabetu: A, B, C, D oraz E. Każda z tych części zawiera określony rodzaj dokumentów.

Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

W tej części gromadzone są dokumenty dostarczone przez pracownika podczas procesu rekrutacji. Mogą to być m.in.:

kwestionariusz osobowy,
świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,
certyfikaty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
dyplomy i inne świadectwa potwierdzające wykształcenie,
zaświadczenia lekarskie, potwierdzające zdolność do pracy na określonym stanowisku.

Część B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia

Ta część jest zazwyczaj najbardziej obszerna i zawiera dokumentację związaną z zatrudnieniem pracownika, w tym:

umowy o pracę i ich aneksy,
dokumenty określające zakres obowiązków pracownika,
potwierdzenia uczestnictwa w szkoleniach i kursach zawodowych,
zaświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem pracy i zasadami BHP,
dokumenty dotyczące przyznania nagród lub wyróżnień,
wnioski o urlopy (np. wychowawczy czy rodzicielski),
skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie.

Część C – dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy

Dokumenty umieszczane w tej części odnoszą się do zakończenia zatrudnienia pracownika, takie jak:

wypowiedzenie umowy o pracę lub inne dokumenty potwierdzające jej rozwiązanie,
dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
kopie świadectwa pracy (oryginał przekazywany jest pracownikowi),
umowy o zakazie konkurencji po zakończeniu zatrudnienia.

Część D – dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika

W tej sekcji gromadzone są dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub karnej pracownika, np.:

pisma dotyczące kar porządkowych,
dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia. Każdy przypadek powinien być dokumentowany w osobnej podsekcji, oznaczonej np. jako D1, D2 itd.

Część E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości

Ostatnia część przeznaczona jest na dokumentację związaną z kontrolą trzeźwości pracownika lub obecnością innych środków psychoaktywnych w organizmie. Podobnie jak w części D, dokumenty te są podzielone na podsekcje (np. E1, E2).

Zasady prowadzenia akt osobowych

Dokumenty w aktach osobowych muszą być:

ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym,
opatrzone wykazem, czyli spisem treści każdej części,
przechowywane w sposób bezpieczny, gwarantujący ochronę danych osobowych pracownika.

Ponadto wzory dokumentów można znaleźć na specjalistycznych portalach prawniczych, a wiele programów kadrowych umożliwia ich generowanie na podstawie wprowadzonych danych.

Elektroniczne i papierowe akta osobowe

Akta osobowe mogą być prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wersja elektroniczna staje się coraz bardziej popularna, ponieważ ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz jej przeszukiwanie. Jednakże pracodawca prowadzący akta osobowe w formie cyfrowej musi zapewnić odpowiedni system informatyczny, gwarantujący bezpieczeństwo danych.

Okres przechowywania akt osobowych

Czas przechowywania akt osobowych zależy od daty zatrudnienia pracownika:

10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
10 lat – dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, pod warunkiem złożenia do ZUS oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA,
50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku lub w przypadku braku złożenia dokumentów do ZUS.

Okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono stosunek pracy. W przypadku, gdy dokumentacja może stanowić dowód w postępowaniu sądowym, należy ją przechowywać do momentu zakończenia sprawy.

Aktualizuj swoją wiedzę dzięki szkoleniom w Centrum Verte!

Zarządzanie aktami osobowymi wymaga nieustannej aktualizacji wiedzy. Jeśli chcesz być profesjonalistą w swoim zawodzie, Centrum Verte zaprasza na szkolenia z dokumentacji pracowniczej. Podczas warsztatów zdobędziesz praktyczne umiejętności oraz dowiesz się o najnowszych zmianach w prawie pracy, co pozwoli Ci efektywnie realizować codzienne obowiązki w działach HR.

Podsumowanie

Prowadzenie akt osobowych jest nie tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, ale także kluczowym elementem organizacji zarządzania kadrami w firmie. Zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna mają swoje zalety, jednakże w każdym przypadku należy przestrzegać zasad dotyczących przechowywania i ochrony danych osobowych. Właściwe prowadzenie tej dokumentacji pozwala uniknąć problemów prawnych oraz zapewnia uporządkowany dostęp do kluczowych informacji o pracownikach. Dlatego bądź na bieżąco i zapisz się na szkolenia z akt osobowych.

Źródło zdjęć: pixabay

Artykuł sponsorowany