Przechowywanie dokumentów w bezpieczny sposób

Jeśli chcemy stworzyć bezpieczne archiwum w firmie, musimy odpowiedzieć sobie na wiele pytań. Jakie meble do przechowywania wybrać? O czym musimy pamiętać, żeby przestrzegać w tym zakresie obowiązującego prawa? Dziś wyjaśniamy najczęściej pojawiające się wątpliwości.

Dobre meble do przechowywania dokumentów – jak je wybrać?

Od kiedy w życie weszło RODO, nierzadko spotkać się można ze specjalistycznymi meblami, które mają spełniać wymogi tego rozporządzenia. Producenci w ten sposób zapewniają, że dane wyposażenie ochroni naszą dokumentację w optymalny sposób, zgodny z europejskim rozporządzeniem. Co właściwie na ten temat mówi dokument? W zapisach nie znajdziemy jasnych informacji, jakiej grubości powinna być szafa, z czego musi być wykonana. Nie istnieją więc jasne wytyczne, dotyczące konstrukcji mebla i innych jego parametrów. Powinniśmy natomiast tak wykorzystać dostępne rozwiązania technologiczne, żeby zapobiec kradzieży danych, ich dezintegracji i zniszczeniu. Sam mebel to jednak za mało, bo żeby cieszyć się bezpieczeństwem, musimy też zaplanować określone procedury.

Zasady bezpiecznego archiwum

Nie ma znaczenia to, czy chodzi o dokumenty wykorzystywane do bieżącej działalności, czy akta, które przechowujemy, mimo że ich aktualnie nie używamy – w każdej z tych sytuacji powinniśmy zadbać o to, żeby dostęp do dokumentów miały jedynie uprawnione osoby. Konieczne jest więc precyzyjnie zaplanowanego systemu i przydzielenie odpowiednim pracownikom kodów czy kluczy.

Aby mieć pewność, że przechowywane dokumenty są bezpieczne, dobrze będzie również przeanalizować to, jak zabezpieczony jest sam budynek. Dostęp do biura powinni mieć tylko jego pracownicy (lub również klienci pod okiem pracowników). Aby zapobiec kradzieżom, niektórzy przedsiębiorcy kupują wysokiej klasy alarmy i zabezpieczenia antywłamaniowe. Cena takiego rozwiązania, może wahać się w zależności od stopnia zaawansowania, jak i też w zależności od wyzwań konstrukcyjnych, indywidualnych dla każdego budynku.

Przechowywanie dokumentów poza firmą a RODO

Nowoczesne firmy, oferujące przechowywanie dokumentów, proponują nowoczesną infrastrukturę, którą często jest niedostępna zwykłym przedsiębiorstwom, niespecjalizującym się w tej branży. Skuteczne zabezpieczenia kosztują, a przedsiębiorca może być niechętny, żeby wydawać tak duże środki na coś, co nie ma w żaden sposób wpływu na kondycję jego biznesu. Alternatywą jest przechowywanie dokumentów poza firmą, w specjalnie przeznaczonych do tego pomieszczeniach. Są chronione szeregiem zabezpieczeń fizycznych i logicznych, dzięki czemu taka ochrona jest dużo bardziej zaawansowana niż ta, którą jesteśmy w stanie zapewnić dokumentacji we własnym biurze.

Kolejną kwestią jest miejsce. Rhenus oraz inni usługodawcy, zajmujący się przechowywaniem dokumentów, dysponują ogromnymi przestrzeniami, które są w stanie pomieścić archiwa wielu klientów. Co istotne, w takich pomieszczeniach panują optymalne dla nośników danych warunki. Dobrze dobrana wilgotność powietrza oraz temperatura sprawiają, że papier oraz nośniki elektroniczne dłużej zachowują idealny stan. Brak miejsca nierzadko jest dla przedsiębiorców sporych problemem. Gdy liczba akt się zwiększa, mogą:

1. wynająć dodatkową przestrzeń poza biurem;
2. przenieść całe biuro do większego lokalu;
3. skorzystać z profesjonalnego przechowywania dokumentów.

Trzecia opcja jest najbardziej opłacalna. To szczególnie atrakcyjne rozwiązanie dla firm, które chcą móc cieszyć się prestiżową lokalizacją w centrum miasta, gdzie czynsze są wysokie. Trudno jednak określić jednoznacznie profil przedsiębiorstw, które wybierają takie zewnętrzne wsparcie. Takich klientów różni wielkość, profil działalności, branże. Łączy je jednak chęć oszczędzenia i zadbania o wygodę codziennej pracy. Atrakcyjnym dodatkiem jest również to, że usługodawcy zajmujący się przechowywaniem dokumentów, często oferują również inne przydatne warianty wsparcia, np. digitalizację i utylizacje akt.

Źródło: Rhenus-data.pl